1)  ارتقای کمّی و کیفی تولیدات هنری و رسانه‌ای در حوزه راهداری
2)  شبکه‌سازی و تعامل بیشتر با خبرنگاران و فعالان رسانه ای در راستای پرداخت  به ایمنی راه ها
3)  همگرایی هنرمندان با راهداران و متخصصان حوزه حمل و نقل
4)  افزایش و گسترش محصولات هنری در باره ایمنی راه ها و چالش های حمل و نقل جاده ای
5)  ارتقای سطح فرهنگ رانندگی در جاده ها
6)  معرفی و شناسایی فناوری های روز در حوزه راهداری و حمل و نقل جاده ای
7)  نگاه آسیب شناسانه و منتقدانه به مشکلات و چالش های حوزه حمل و نقل و راهداری

1) کلیه خبرنگاران، روزنامه نگاران، فعالان رسانه ای، هنرمندان فیلسماز و عکاس و فعالان فضای مجازی می توانند در این جشنواره شرکت کنند.
2) تکمیل فرم مشخصات فردی و رسانه‌ای به همراه مشخصات کامل اثر در سایت جشنواره الزامی است.
3) هر شرکت کننده در هر یک از بخش های جشنواره حداکثر 3 اثر می تواند ارسال کند. و در مجموع حداکثر 9 اثر می تواند ارسال نماید.
4) چارچوب های اخلاقی آثار هنری و رسانه ای ارسالی بایستی مطابق با قوانین جاری کشور باشد.
5) همه آثار ارسالی  باید مرتبط با موضوعات و محورهای مطرح شده در جشنواره باشد. بدیهی است آثاری که خارج از محورهای تعریف شده ارسال شوند، از فرآیند جشنواره حذف خواهند شد.
6)    در خصوص آثاری که بدون ذکر نام تولیدکننده منتشر شده، ارائه نامه رسمی معرفی تولیدکننده اثر از طرف رسانه الزامی است.
7)    شرکت‌کنندگان درجشنواره، باید آثار خود را با رعایت شرایط عمومی و اختصاصی جشنواره در قالب زمان‌بندی تعیین شده به دبیرخانه ارسال نمایند.
8) اطلاع‌رسانی جشنواره، فرایند ثبت‌نام و ارسال اثر و همچنین معرفی آثار برگزیده از طریق سامانه جشنواره به نشانی www.grfestival.ir انجام می‌شود.
9) آثار پذیرفته شده از سال 1400  به بعد است. آثار دریافتی که صرفا برای شرکت در این جشنواره تولید شوند، مورد توجه ویژه دبیرخانه و هیئت داوران قرار خواهند گرفت. ضمنا آثاری که پیش¬تر در یکی از نشریات، خبرگزاری‌ها، پایگاه‌های خبری دارای مجوز و پلتفرم-های شبکه‌های اجتماعی منتشر و یا از شبکه های داخلی و برون‌مرزی صداوسیما و همچنین شبکه‌های بین‌المللی و یا تلویزیون های اینترنتی پخش شده است، می توانند در جشنواره شرکت داده ‌شوند.
10) دبیرخانه جشنواره پس از دریافت اثر از شرکت کننده و بررسی اطلاعات ثبت شده طی 5 روز کاری تایید ثبت اثر را به شرکت‌کنندگان اعلام خواهد نمود.
11) دبیرخانه جشنواره، ثبت‌نام کننده و ارسال كننده آثار را به عنوان  را صاحب اثر تلقی می‌كند. در صورت وجود شواهدی مبنی بر نقض قوانین مالکیت آثار فرهنگی و هنری و اثبات آن، اثر (آثار) شخص خاطی، در هر مرحله‌ای، از تمامی بخش‌های جشنواره حذف می‌شود و پیامدهای حقوقی آن نیز متوجه ثبت نام کننده خواهد بود.
12) دبیرخانه جشنواره، اداره کل راهداری و حمل و نقل جاده¬ای استان آذربایجان شرقی به همراه موسسه برگزار کننده می تواند آثار پذیرفته شده را با حفظ مالکیت معنوی سازنده اثر، با لوگوی اختصاصی منتشر یا پخش کند.
13) دبیرخانه جشنواره  مجاز است، به منظور تبادل فرهنگی و آشنایی با دستاوردهای هنرمندان در داخل و خارج از کشور ، در هر زمان  آثار پذیرفته شده را در هر رویداد داخلی و خارجی به نمایش درآورد.
14) جشنواره هیچ گونه مسؤولیتی در قبال آثار ارسالی برای جشنواره ندارد و مسؤولیت حقوقی، مادی و معنوی آثار برعهده شرکت کننده ( ثبت نام کننده ) است.
15) دبیرخانه جشنواره آسیب‌های ناشی از ارسال نادرست آثار را برعهده نمی‌گیرد.
16) آثار ارسالی به دبیرخانه جشنواره عودت داده نخواهد شد.
17) به آثاری که بعد از مهلت تعیین شده به دبیرخانه ارسال شود ترتیب اثر داده نخواهد شد.
18)  به آثار غیر مرتبط و آثاری که با مشخصات ناقص به دبیرخانه جشنواره ارسال شود، ترتیب اثر داده نخواهد شد.
19) سوالات، نظرات و پیشنهادات خود را از طریق وب سایت جشنواره می توانید ارسال فرمایید.
20) تکمیل فرم ثبت نام، به منزله پذیرش تمامی قوانین و مقررات جشنواره است.
 

شرایط اختصاصی بخش عكس:
1)    عكس‌ها در صورت نیاز تا جایی می تواند پردازش شود، که مفهوم و موضوع آن مخدوش نشود.
2)    عكس‌های ارسالی می تواند به صورت رنگی یا سیاه و سفید باشند.
3)    عكس‌های برگزیده در یك نمایشگاه به نمایش عمومی گذاشته خواهد شد.
4)    عکس‌های خلق شده توسط هوش مصنوعی مردود اعلام خواهند شد.
5)    هر هنرمند می‌تواند در مجموع ۵ قطعه عكس برای دبیرخانه جشنواره ارسال كند.
6)    عكس‌های ارسالی باید دارای حجم حداكثر ۵ مگابایت و دارای فرمت jpeg  باشند.
7)    نباید بر روی عکس‌های ارسالی لوگو، نوشته و تاریخ وجود داشته باشد.
8)    در صورت لزوم ممکن است نسخه‌ اصلی عکس‌های ارسالی، توسط دبیرخانه جشنواره درخواست شود.

شرایط اختصاصی بخش فیلم مستند و انیمیشن:
1)    فیلم‌های ارسالی باید تدوین شده باشند.
2)    تمامی آثار ارسالی باید به صورت فایل دیتا به دبیرخانه ارائه گردد.
3)    آثار باید در قطع Full HD و لزوما با مشخصه ۲۴P و حداکثر حجم4 گیکابایت به دبیرخانه ارائه گردد.
4)    فرمت‌های قابل پذیرش شامل MOV، MPEG-2 و MPEG-4 است.
5)    آثار ارسالی به دبیرخانه می‌بایست حتما قبل از ارسال در سایت جشنواره ثبت‌نام شده باشند.
6)    آثار ارسالی باید به همراه فرم ارسال اثر به دبیرخانه تحویل گردد. 
7)    آثار ارسالی  بایستی فقط در قالب مستند، و پویانمایی و یا موشن گرافیک باشند.
8)    مدت زمان فیلم‌های ارسالی، حداکثر ۳۵ دقیقه است.
9)    کلیه آثار ارسالی باید دارای تیتراژ باشد.
10)    در صورت لزوم، جشنواره ممكن است فیلم‌های ارسالی برای بخش‌های جشنواره را با فرمت‌های دیگری نیز درخواست كند.
11)    در صورت لزوم ممکن است جشنواره، راش‌های اصلی فیلم‌های ارسالی را درخواست نماید.
12)    آثاری كه با استفاده از فیلم‌های آرشیوی موجود در فضای مجازی ساخته شده باشند، پذیرفته نمی‌شوند.
13)    فیلم‌های پذیرفته شده، نمایش عمومی ندارند.
14)    ثبت‌نام در جشنواره، به منزله قبولی تمامی بخش‌های قوانین و مقررات جشنواره است.

شرایط اختصاصی بخش پادکست:
1-    مدت زمان هر پادکست حداکثر 10 دقیقه است
2-    فرمت پادکست ها MP3 256 MB  باشد.
3-    بیت ریت پادکست ها 48000Hz  باشد
4-    پادکست ها بایستی به صورت  Sterio  ضبط شده باشد.
5-    موضوع پادکست ها بایستی مرتبط با محورهای جشنواره باشد 
6-    پادکست های ارسالی بایستی دارای عنوان باشد و نام گوینده یا گویندگان آن نیز در انتهای پادکست ذکر گردد.

شرایط اختصاصی بخش گرافیک:
1)    بخش گرافیک شامل پوستر، اینفوگرافیک و تصویرسازی است.
2)    فایل‌های ارسالی در قالب JPEG  و رزولوشن 300 DPI  و مدرنگی CMYK باشد.
3)     ابعاد ۱۰۰ آثار ارسالی 50 در ۷۰ سانتی‌متر باشد.
4)    حداکثر حجم ارسالی برای هر اثر 10 MB است.